Opslaan, ordenen, terugvinden en delen

‘We kunnen wel iets moois maken om op ons digibord te gebruiken,’ zei een leerkracht tegen me, ‘maar als ik het opsla, is het de volgende dag verdwenen.’ Verschillende collega’s vielen haar bij.

Zoiets moet natuurlijk niet gebeuren. Heb je een gemotiveerd team dat graag passend lesmateriaal maakt, worden ze gefrustreerd door een al te strikt computerveiligheidsbeleid.

Ordenen
Een schone taak voor de ICT-coördinator om dat snel goed te (laten) regelen. Bent u er dan? Nou eh... nee. Nu begint het pas. Want als u uw bestanden (documenten, afbeeldingen, filmpjes, PowerPoints) wilt bewaren voor toekomstig gebruik, moet dat zo gebeuren dat:
• ze snel terug te vinden zijn,
• snel duidelijk is wat het voor een bestand was,
• u weet wat de inhoud is.

Op ‘Computers in de klas’ geeft André Manssen, ict-coördinator op een basisschool en onvermoeibaar blogger en kennisdeler, uitgebreid uitleg hoe u dat kunt aanpakken. Kwestie van een uitgekiende mappenstructuur. Ga daar eens kijken en doe er uw voordeel mee.

Manssen heeft het zo goed mogelijk geregeld. Met de beschikbare middelen, dat wel. Die mappen bedoel ik. Want eigenlijk is het werken in mappen al jarenlang achterhaald. En dat is maar goed ook. Stel dat u een Word-document met wat leuke afbeeldingen hebt gemaakt over Sinterklaas, geschikt voor groep 4, 5 en 6. Moet dat dan in de map Groep4, Groep5 of Groep6? Of komt dit materiaal in de map Thema’s en Projecten? Of misschien in de map Afbeeldingen? Of doet u kopieën in alle mappen of komt het in de map Overige? Dan hebben we het nog niet over de mappen met de nuttige namen Mijnmap, Rest of Nieuwe Map. Het kan, maar bevredigend is het niet. Zie het over een jaar nog maar eens terug te vinden.

Tags
Daarom zijn al enige tijd geleden de ‘tags’ bedacht. Tags zijn trefwoorden. Sla je een document op dan koppel je daar een aantal trefwoorden aan. In dit geval: groep4, groep5, groep6, sinterklaas, thema’s, projecten, afbeeldingen. Ga je later op zoek dan klik je op een trefwoord. Wil je alles van groep 5 dan klik je op groep5. Wil je alle projecten in groep 5 dan kies je groep5 én Projecten. Wil je alles over Sinterklaas, in verschillende groepen, dan klik je op Sinterklaas. Altijd zullen die documenten te voorschijn komen waaraan dat trefwoord, die tag gekoppeld is. Hoe gedetailleerder u wilt zoeken, hoe meer tags u gebruikt bij uw zoekactie.
Op uw eigen computer zult u het nog niet zo vaak tegenkomen, die tags. Maar ga het wereldwijde web op en u kunt er niet omheen. Er zijn allerlei plaatsen op het web waar u uw foto’s, uw documenten, uw links, uw favoriete muziek, uw to do lijst - you name it - kunt bewaren en voorzien van tags. Met het genoemde voordeel: alles is altijd makkelijk terug te vinden.

Voorbeelden
We hebben bijvoorbeeld www.delicious.com, de plaats om oneindig veel links naar websites als favoriet op te slaan en ze toch altijd meteen bij de hand te hebben. Klik op een tag en de websites waar u die tag aan gekoppeld hebt, verschijnen in beeld. Delicious bestaat al heel wat jaren. Veel nieuwer is www.evernote.com. Evernote zou je ook kunnen gebruiken om favoriete links op te slaan, maar er is veel meer. Je kunt notities maken, pdf’s uploaden, geschreven teksten inscannen, ingesproken berichten bewaren, (delen van) webpagina’s erop zetten en zelfs rechtstreeks met de webcam gemaakte foto’s opslaan. Al die stukjes informatie voorzie je van tags en zo valt alles weer te ordenen en terug te vinden. Evernote werkt online maar is ook als software te downloaden, zodat je ook offline je spullen bij je hebt. Zelfs vanaf je telefoon kun je ermee werken.

Wie regelt dit?
Maar wie bepaalt dan die tags? vraagt u misschien. Wie regelt dit allemaal? Dat bent u zelf. Bij Delicious bijvoorbeeld kunt u de tags kiezen die voor u relevant zijn. Maar we moeten toch samenwerken? Inderdaad. U kunt met collega’s tags afspreken, maar u kunt uw tags ook delen met anderen, of u abonneren op alles wat anderen aandragen met dezelfde tags. En dan is er ook nog de folksonomie. Een raar woord (‘taxonomie van het volk’), maar het houdt in: doordat zoveel mensen werken met tags, ontstaan vanzelf gewoontes en stilzwijgende afspraken over welke tags je gebruikt.

Bereid u maar vast voor: niet meer denken in mappen, maar in trefwoorden, tags.

Reageren?
Neem contact op met Paul de Maat: p.demaat@cedgroep.nl.